Spot on HubSpot: Der HubSpot Kontakt - Teil 1

Spot on HubSpot –
Der Podcast rund um unsere Lieblingssoftware

#hubtastisch

Effizientes Kontaktmanagement mit HubSpot:

Ein erster Überblick

Die Verwaltung von Kontakten ist der Herzschlag jedes erfolgreichen CRM-Systems. Bei HubSpot ist das ganz genauso. Die Funktionalitäten rund um den Kontaktdatensatz erleichtern nicht nur den Alltag von Vertrieb und Marketing, sondern verbessern vor allem das Gesamtmanagement von Kundenbeziehungen. In diesem Artikel fassen wir wichtige Aspekte der Kontaktverwaltung zusammen.

Warum Kontakte in HubSpot eine zentrale Rolle spielen

Kontakte sind das Fundament in HubSpot. Alle Marketing- und Vertriebsaktivitäten basieren auf diesen Datensätzen. Der Umgang mit diesen Daten ist daher sehr wichtig. Wenn Kontakte effizient angelegt, organisiert und auch gepflegt werden, ergeben sich daraus zahlreiche Möglichkeiten, die Interaktion mit Ihren Leads und Bestandskunden zu verbessern.

Wie kommt ein Kontakt in HubSpot?

Diese Frage ist eine der ersten, die sich stellt, wenn man mit HubSpot anfängt. Dafür gibt es verschiedene Wege:

Manuelles Hinzufügen

Der einfachste Weg, einen neuen Kontakt in HubSpot anzulegen, ist, ihn manuell zu erfassen. Über die Schaltfläche „Kontakt hinzufügen“ kann man die E-Mail-Adresse des Kontakts erfassen, die HubSpot als eindeutige Identifikation dient. Anschließend lassen sich viele weitere Informationen hinzufügen, wie natürlich Vorname, Nachname, Telefonnummer, LinkedIn-Profil. Je nach Bedarf können auch benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden – HubSpot bietet hier eine unglaubliche Flexibilität, mit nahezu unbegrenzt möglichen Feldern.

E-Mail-Integration

Eine besonders praktische Möglichkeit ist die Integration von HubSpot in den eMail-Client, z. B. Gmail oder Outlook. Nach der Verknüpfung kann HubSpot, sobald eine E-Mail verschickt wird, das automatisch im bestehenden Kontakt protokollieren oder eben einen neuen anlegen, wenn die Empfänger-Mailadresse noch nicht vorhanden ist.

Formularübermittlung

Ein weiteres sehr gängiges Szenario ist die Nutzung von Formularen auf der Webseite. Wenn ein Interessent z. B. ein Kontaktformular ausfüllt oder sich für einen Newsletter anmeldet, wird dieser automatisch als neuer Kontakt in HubSpot angelegt. Diese Automatisierung spart Zeit und verhindert Fehler, die bei der manuellen Eingabe von Daten auftreten könnten.

Visitenkartenscanner

Sind Sie regelmäßig auf Veranstaltungen oder Messen unterwegs? Dann kann Ihnen der Visitenkartenscanner von HubSpot sehr gute Dienste leisten. Die gescannten Daten werden automatisch in HubSpot übernommen. Das spart enorm viel Zeit - und verhindert  "Visitenkarten-Sammlungen", die man mal erfassen müsste... irgendwann...

Telefonanrufe

HubSpot bietet auch Integrationsmöglichkeiten mit Telefonsoftware, so dass Anrufe direkt im CRM protokolliert und zu einem Kontakt zugeordnet werden. Wenn der Anruf von einer bisher nicht bekannten Nummer kommt, kann HubSpot direkt einen neuen Kontakt anlegen.

Automatische Unternehmenszuordnung

Ein Highlight von HubSpot ist, dass das System bei der Eingabe einer geschäftlichen E-Mail-Adresse automatisch auch das zugehörige Unternehmen erstellt. HubSpot erkennt die Domain der E-Mail und durchsucht das Internet nach Informationen zum Unternehmen. Basisdaten wie die Webseite, die Beschreibung und gegebenenfalls das Firmenlogo werden automatisch im Unternehmens-Datensatz gespeichert. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Qualität der Daten.

Pro-Tipp:
Mit Breeze Intelligence von HubSpot können Sie mit der Datenanreicherung noch sehr viel mehr Informationen zu den Unternehmen hinzufügen, z. B. Umsatzbereich, Anzahl der Mitarbeiter, Unternehmens-Keywords, LinkedIn-Nutzer. Breeze Intelligence kann ab der HubSpot Starter Version dazu gekauft werden - während der bereits in der Folge eMail-Integration erwähnte Breeze Copilot derzeit in allen HubSpot Abonnements ohne zusätzliche Kosten enthalten ist.

Datenqualität sichern: Import und Dublettenprüfung

Die Qualität Ihrer Daten ist enorm wichtig. Mit alten oder gar falschen Daten nützt Ihnen kein noch so fantastisches CRM-System. HubSpot enthält verschiedene Tools zur Sicherstellung der Datenqualität. Eine großartige Funktion ist die Dublettenprüfung. Bereits beim Import von Daten, z. B. aus Excel-Tabellen, erkennt HubSpot sofort, wenn es Dubletten bei den eMail-Adressen gibt, und fordert den Benutzer auf, diese zu überprüfen und zu bereinigen. Wer einmal eine Excel-Schlacht mit veralteten und mehrfach vorhandenen Kontakten hinter sich hat, weiß, wie wichtig und extrem zeitsparend diese Funktion ist. Wir finden sie einfach hub-tastisch.

Pro-Tipp:
Je nachdem wie alt Ihr Datenbestand ist, empfiehlt sich eine Überprüfung der eMail-Adressen. Es gibt kostengünstige Software, die eine Validierung der eMail-Adressen vor dem Import ermöglichen. Damit können Sie sicherstellen, dass die Adressen tatsächlich noch existieren und der Kontakt erreichbar ist.

Globale und Persönliche Einstellungen für Kontakte

In HubSpot gibt es zwei Arten von Einstellungen: globale und persönliche.

Globale Einstellungen

Diese gelten für den gesamten Account und sorgen dafür, dass alle Nutzer denselben Standard bei der Eingabe und Anzeige von Kontaktinformationen haben. 

Persönliche Einstellungen

Damit kann jeder Benutzer seine eigene Ansicht der Kontaktdaten anpassen. Wenn jemand beispielsweise mehr Wert auf die Telefonnummer oder den Titel eines Kontakts legt, kann er diese Felder an prominenter Stelle anzeigen lassen. So kann jeder mit HubSpot auf eine Weise arbeiten kann, die ihm am meisten hilft und den Arbeitsalltag erleichtert.

Fazit und Ausblick

HubSpot bietet eine Vielzahl von Funktionen, die das Management von Kontakten nicht nur vereinfachen, sondern auch erheblich verbessern. Die Automatisierungen zur Datenpflege und auch die Flexibilität bei der Anpassung der Kontaktdatensätze machen HubSpot zu einem leistungsstarken Tool für Ihre Marketingabteilung, Ihr Vertriebsteam und Ihren Kundenservice.

Wer anfängt, sich näher mit HubSpot zu beschäftigen, wird ganz schnell feststellen, dass es weit über die einfache Kontaktverwaltung hinausgeht und viele fortschrittliche Funktionen bietet, die enorm Zeit und Nerven sparen.

Also bleiben Sie dran! Im nächsten Teil des Podcasts werden wir uns noch intensiver mit dem Aktivitätenfeed in HubSpot befassen, der es ermöglicht, alle Interaktionen mit einem Kontakt nachzuvollziehen.